Auta Lasta Auta Perhettä -aktiviteetin järjestäminen vaatii hieman valmistelua, mutta lopulta se syntyy ja hoituu melko vaivattomasti. Tähän yhteyteen on kerätty joitakin asioita, jotka kannattaa huomioida suunnittelussa ja toteutuksessa, sekä tarkastuslista onko kaikki valmista. Helppoa, kun toimii järjestelmällisesti.
Materiaalit osiosta löytyy myös muutama esitys asiasta.
Huomioitavia asioita
- Klubin päätös osallistua
Minimimäärä jäseniä, jotka tarvitaan tapahtuman toteuttamiseen riippuvat valitun kaupan koosta sekä keräyspäivän pituudesta. Pienempään lähikauppaan tai pieneen marketiin riittää 3-4 hlö, mutta suuremman Prisman tai Citymarketin kohdalla on hyvä varata enemmän väkeä, jotta tavoitatte mahdollisimman suuren joukon asiakkaita heidän saapuessaan kauppaan.- 1-2 hlö keräyspisteeseen vastaanottamaan ostettuja tuotteita.
- 2-3 hlö per kaupan sisäänkäynti. Tavoitteena olisi antaa jokaiselle kauppaan saapuvalle asiakkaalle infokortti keräyksestä sekä ennättää sanoa yhden lauseen mittainen myynti-/kannustuspuhe osallistumisesta.
- Tämän jälkeen kaikki ylimääräiset osallistujat parantavat asiakkaiden tavoitettavuutta, sekä osallistujien kokemusta, kun saavat halutessaan vaihtaa muutaman sanan ja ajatuksen keräyksestä ja osallistumisesta. Jotkut haluavat kuulla tarkemmin keräyksestä ja tuotteiden perille viemisestä.
- Suurempi määrä osallistujia antaa myös mahdollisuuden venyttää keräyspäivää aamusta iltaan sekä paremmat mahdollisuudet käydä tauoilla päivän aikana.
- Yhteistyökumppani – kuka vie tuotteet perille
Kenen kanssa tapahtuma toteutetaan, kuka vie tuotteet perheille, avuntarvitsijoille. Tämä on erittäin tärkeä miettiä ja sopia etukäteen, koska erittäin harvoin lionsklubilla sellaisia kontakteja/verkostoa paikkakunnallaan, että voivat suoraan jakaa tuotteet vähävaraisille perheille.
Kumppani tulee myös mainita infokorteissa sekä julisteissa, klubin jäsenten tulee osata kertoa miten tuotteet/apu viedään perille. Onko jokin tarkennettu kohderyhmä esim. kirkon diakoniatyön sisällä tms. turvakodeista on hyvä osata kertoa ja painottaa paikallisuutta. Tärkeää on osata kertoa avunsaajien aidosta tarpeesta kaupan asiakkaille. - Lupa kaupalta järjestää tapahtuma
Kauppiaan houkuttelu ja innostus tarvitsee tehdä vain kerran, koska hänen havaitessaan kuinka paljon ylimääräistä myyntiä hän saa päivän aikana, sekä kuinka positiivisesti asiakkaat suhtautuvat tapahtumaan, on hän valmis tapahtuman uudelleen järjestelyyn milloin vain.
Katso materiaaleista kirje kauppiaalle, jossa on kerrottu tapahtumasta tiiviisti ja nostettu esiin kauppiaan hyötyjä tapahtumasta.
HUOM! Isoissa kauppakeskuksissa ei kauppias välttämättä hallinnoi kaupan ulkopuolella olevaa tilaa, johon keräyspiste pystytetään. Tällöin on lupa sille saatava kauppakeskukselta.
Kauppias varmasti osaa tämän kertoa ja antaa oikean yhteyshenkilön tiedot. - Ajankohta
- Äitienpäivä
Äitienpäivän läheisyys on erinomainen tilaisuus korostaa lapsiperheen arvoja ja tärkeyttä, etenkin jos kohderyhmä on turvakodit tai muu lapsiperhekeskeinen yhteisö/organisaatio. - Isänpäivä toimii samalla tavalla kuin äitienpäivä ja isänpäivä on sopivasti n. 6kk äitienpäivän jälkeen, jolloin aktiviteettia olisi helppo järjestää kahdesti vuodessa 6kk välein.
- Joulun alusaika
Joulun alla on paljon erilaisia hyväntekeväisyyskeräyksiä, mutta ihmiset ovat myös joulumielellä ja avun pyytäminen, keräykseen osallistuminen on helpompaa. - Kesä
Jos Auta Lasta keräyksen voisi järjestää vielä alkukesästä, olisi siitä suuri apu vähävaraisille lapsiperheille, koska kesällä lapset eivät ole koulussa, josta he ovat yleensä saaneet lounaan ja mahdollisesti myös välipalan. Nyt koko ruokahuolto on perheen vastuulla ja aiheuttaa kouluaikaa enemmän ruokakuluja.
- Äitienpäivä
- Materiaalit
- Jaettavat infokortit/laput
Materiaalien tulostaminen tai paino on hyvä sopia ajoissa. Monesti tukea voi pyytää kauppiaalta, joka todennäköisesti painattaa mainoslehtiä muutenkin, joten tällainen olisi häneltä hyvin pieni kädenojennus siihen nähden että hän saa useamman tonnin lisämyyntiä päivän aikana.
Painatukseen voi myös pyytää sponsoria joltain läheiseltä yritykseltä lupaamalla heidän nimensä ja logonsa jaettaviin infokortteihin sekä muihin tapahtuman materiaaleihin. - Rollupit, julisteet ja logot
Tapahtumaan on hyvä ottaa mukaan lionsklubin omat rollupit, isot logot näkyville, ja kauppiaan luvalla mainosjulisteita tapahtumasta voi laittaa kauppaan jo etukäteen.
- Jaettavat infokortit/laput
- Tarkistuslista Auta Lasta Auta Perhettä -aktiviteettia varten
- päivämäärä
- aika
- paikka
- lupa kauppiaalta
- lupa kauppakeskuksesta
- Kilpola tiedotettu
- työvuorot Doodleen (http://doodle.com)
- vuorovastaavat
- roll-upit
- liivit
- pöytä
- pöytäliina
- julisteet
- flyerit, riittävä määrä
- flyerit (englanniksi / ruotsiksi)
- järjestelyt kauppiaan kanssa
(kaupan oma mainostus tapahtumasta, miten kaupan henkilökunta on mukana, onko henkilökunta infottu tapahtumasta, kauppiaan voi haastaa mukaan, että hän lahjoittaa itse esim. 50% keräyssummasta lisää, ) - tavaroiden pakkaus
- tavaroiden säilytys
- kuljetus turvakotiin tai sovitulle yhteiskumppanille
- loppusiivous
- kiitokset kauppiaalle
- kiitokset lahjoittajille
- kiitokset klubilaisille
- raportointi MyLCI (esim. LCI100 kampanjat nälkä ja nuoriso)